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Como tirar a Certificação ISO 9001 para sua empresa

A certificação ISO 9001 é mundialmente reconhecida deve se adequar a sua normativa vigente. A certificação garante a qualidade dos processos das empresas, inferindo assim que o produto/serviço final tenha qualidade.

Toda e qualquer empresa pode implantar a ISO 9001 desde que seja cumprido algumas etapas da certificação. 

A principal pergunta sobre como tirar a certificação ISO 9001 é bem simples, o que a empresa deve seguir? 

Para tirar a Certificação é necessário seguir alguns passos:

  • Adequar e atualizar as documentações da empresa;
  • Escriturar todos os processos;
  • Escriturar a política da empresa; 
  • Realizar uma auditoria com auditor interno;
  • Agendar a primeira fase de Auditoria Externa;
  • Verificar se o que foi escrito anteriormente está sendo executada;
  • Agendar a segunda fase de Auditoria Externa;
  • Realizar a atualização e manutenção dos indicares propostos; 

Os passos acima são imprescindíveis para se obter a certificação ISO 9001 e podem ser aplicados a qualquer empresa e a qualquer segmento. 

Tudo que for escrito e informado deve estar sendo realizado ou deve ser realizado da maneira que foi escrita, pois são esses documentos e os processos seguidos que garantem a qualidade no produto/serviço final. 

É interessante ressaltar que a qualidade descrita na ISO 9001 é subjetiva e a empresa pode escolher o que seria considerado qualidade para ela. 

As Auditorias podem ser classificadas de duas maneiras:

  • Auditoria interna; 
  • Auditoria Externa; 

Na auditoria interna um auditor irá realizar uma pré análise dos documentos e processos para que seja recomendada a auditoria externa. 

Na Auditoria externa de primeira fase, o auditor externo verifica toda parte documental da empresa e aprova para a segunda fase. 

Na segunda fase o auditor externo vem presencialmente para a empresa e verifica os processos sendo realizado pelos colaboradores.  Assim que a segunda fase for concluída e a empresa for aprovada será disponibilizado a certificação ISO 9001.

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Estar em Compliance no Brasil

No Brasil é muito comum associar a ideia de antisuborno e anticorrupção com a palavra compliance.

A instituição que tiver funcionários flagrados oferecendo suborno ou práticando corrupção e fraudes em nome da empresa, com ou sem consentimento da alta direção, independente do porte ou do seguimento de atuação, será responsabilizada por tais fatos.

Assim, ao se preocuparem em agir de forma a não praticar tais atos, as instituições vão estar em compliance.

Esse conceito no Brasil é novo, principalmente se comparado aos Estados Unidos cujo combate à corrupção já fora iniciado a mais de 40 anos.

A maioria das empresas brasileiras estão se preocupando agora em criar o sistema de compliance.  

Cinco anos após a promulgação da Lei Anticorrupção (Lei 12.846/2013), mais da metade dos estados já regulamentou a norma e instituiu mecanismos de responsabilização de empresas que lesarem a administração pública. Por outro, diversas unidades da federação ainda permanecem inertes quanto ao assunto.

Os estados estão se movimentando para preencher as lacunas entre a Lei de Licitações e a de Anticorrupção com propósito de desenvolver exigências de programas de integridade para todas as empresas contratadas por órgãos públicos.

Atualmente, Mato Grosso, Pernambuco, Rio de Janeiro e Distrito Federal possuem leis específicas sobre o tipo de controle de integridade que precisam ter as companhias que prestam serviços para a administração pública. Além deles, Tocantins, Espírito Santo e Goiás são os estados que têm algum projeto de lei em tramitação sobre o tema, enquanto as cidades de São Paulo e Osasco (SP) estão entre as muitas que também estudam a elaboração de normas desta natureza.

O Espírito Santo, além de criar um fundo de combate à corrupção, também foi o que proferiu mais condenações em processos administrativos por corrupção: 13, com 15 empresas punidas e multas que superam R$ 3 milhões. Maranhão foi o estado que aplicou a maior multa: R$ 4,4 milhões, e São Paulo, a menor: R$ 334,29.

 O que a Camargos Contadores tem feito em relação a isto?

A Camargos Contadores tem ofertado apoio às empresas, disponibilizando recursos institucionais para que controlem e prestem contas de suas iniciativas de compliance, com baixo custo, de forma amplamente automatizada e que permita a transparência das ações por parte dessas empresas. Além disto, após os resultados, as empresas possuem profissionais com capacitação formal em auditoria e nas normas ISO 19600 (Compliance) e ISO 37001 (Anti-suborno), dentre outras normas e padrões mundiais de projetos, gestão de serviços, atendimento, etc. Isso confere às empresas capacidade técnica para avaliarem os controles implementados e sua efetiva aplicação em um determinado período, através dos relatórios requeridos e previstos em alguns estados de “Perfil” e “Diagnóstico” corporativo.

Em complemento ao exposto, o que a Camargos Contadores provê aos clientes é:

a)        Auditoria para avaliação da implementação dos controles institucionalizados, possibilitando entregar aos clientes e apresentar ao mercado:

i.          Relatório de Perfil;

ii          Relatório de Diagnóstico; e

iii.        Recomendações e ações para prover melhoria contínua sobre o processo.

b)        Apoio sistêmico para disponibilização de solução tecnológica que permita à empresa realizar:

i.          Registro e trato de ocorrências de Ouvidoria, reclamações, sugestões e elogios;

ii.         Fóruns internos de discussão de temas;

iii.        Aceite de termos de ética, compliance, sigilo, confidencialidade e proteção de dados eletronicamente;

iv.        Material institucional para customização on-line para disposição e institucionalização corporativa;

v.         Treinamentos e capacitações em plataforma virtual de aprendizagem, acessível por qualquer dispositivo (ex.: celular, computador, tablet), para que todos os colaboradores, independentemente de seu nível de Instrução, possam ser capacitados no programa. Com emissão de certificados eletrônicos com recursos antifraude (ex.: QR Code);

vi.        Diversos outros recursos e possibilidades a serem adequados a realidade de cada empresa, cliente ou negócio.

Conte conosco! Entre em contato e veja como podemos lhe ajudar.

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Contabilidade para médicos

Comumente, os médicos e profissionais de saúde não conseguem utilizar a contabilidade como ferramenta de gestão, pois deparam-se com números, relatórios e exigências legais complexas. Todavia, o médico não pode se render a essas dificuldades, pois a contabilidade para médicos é essencial em uma gestão estratégica de sucesso das clínicas, laboratórios e hospitais.

Por isso, trazemos nesse artigo, um direcionamento do que a sua contabilidade deve apresentar periodicamente, bem como as informações que serão evidenciadas pelo Contador e que você como gestor pode colher dos relatórios contábeis emitidos pela sua contabilidade especializada.

Contabilidade para médicos. O que você precisa saber?

Para o sócio, administrador, supervisor e gestor de clínicas, laboratórios e hospitais existe uma máxima: “nunca se afaste dos números”. Isso quer dizer que os números são indicadores da prosperidade ou do risco de fracasso.

Os relatórios contábeis, tais como, Balancete, Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados, Demonstração de Fluxo de Caixa, Demonstração do Valor Agregado, são grande fonte de informação sobre a saúde econômica, financeira e patrimonial da clínica, laboratório ou hospital. Nesses relatórios é possível verificar a lucratividade, o endividamento, os investimentos, os tipos de receitas e despesas e muito mais.

Para uma gestão adequada, no mínimo, deve-se saber as seguintes informações e procedimentos:

  • o lucro do período
  • o lucro a distribuir para sócios
  • saldo em caixa e bancos
  • os valores a receber de clientes e plano de saúde,
  • o prazo médios de recebimento de clientes e plano de saúde;
  • o total de investimento em estrutura e equipamentos,
  • os valores a pagar de tributos, funcionários, fornecedores
  • o prazo médios das contas a pagar
  • o saldo de financiamentos a pagar
  • quanto as principais despesas representam do total da receita
  • comparar as receitas e despesas de um período para o outro.

A contabilidade para médicos é necessária?

Certamente que sim! A contabilidade para médicos é essencial, pois além de ser uma ferramenta de gestão estratégica para o sucesso do negócio, reflete a geração de riqueza para os sócios, que suportaram os seus gastos pessoais e suas aquisições patrimoniais na pessoa física.

Muitos médicos e profissionais da saúde já se deparam com exigências de bancos, com exigências para financiamento imobiliário, com malha fiscal na Receita Federal, porque não tinha os rendimentos compatíveis com o patrimonial adquirido ou compatível com o projeto pessoal a realizar. Esse problema somente se resolve, se a contabilidade da clínica, laboratório e hospital estiver regular.

Como se dá a escolha de um escritório de contabilidade para médicos?

Quando o médico decidi por empreender, ele deve se cercar de segurança, simplificação e qualidade. Portanto, ao contratar os prestadores de serviços, principalmente, o escritório de contabilidade, o médico deve se certificar de que o mesmo possui:

  • capacidade técnica e experiência, o que te dará segurança, pois esse profissional manterá sua empresa regular perante o fisco, as normas trabalhistas e gerará informação contábil confiável para gestão;
  • compromisso com o resultado de forma eficiente e ética, isto é, o escritório de contabilidade garantirá a entrega de forma simplificada e dentro da normas;
  • atendimento personalizado, pois a qualidade do serviço somente existe, se o benefício gerado pelo serviço for aquilo que o cliente deseja.

Temos tanta convicção de que esses elementos são essenciais, que a missão da Camargos Contadores & Associados é “apoiar a gestão estratégia do cliente, a partir de soluções personalizadas, descomplicadas e segura, tendo como pilar especialistas de alta performance.”.

Estamos escrevendo uma série de artigos para apoiar médicos e outros profissionais de saúde com informações relevantes. Nos colocamos a disposição para esclarecimentos e trocas de experiências. Afinal, quando se fala de contabilidade para médicos em Brasília, a Camargos Contadores & Associados é referência.

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Controle de glosas médicas e hospitalares, uma ferramenta de economia tributária.

As glosas médicas e hospitalares consistem na receita faturada e não recebidas do plano de saúde, em virtude de falha no processo de faturamento. Esse fato reflete diretamente nos tributos e na contabilidade de clínicas, laboratórios e hospitais, afinal a glosa deverá ser abatida dos tributos devidos e dos resultados contábeis.

A contabilidade de clínicas, laboratórios e hospitais deve ter grande atenção sobre as glosas médicas ou hospitalares, pois a ausência do registro dessa informação na contabilidade pode acarretar decisões errôneas do gestor, uma vez que esse não enxergará no Balanço Patrimonial, na Demonstração de Fluxo de Caixa e/ou na Demonstração de Resultado a receita real do negócio, o tamanho da perda com glosas, o desequilíbrio do fluxo de caixa, além de ter tributos pagos a maior.

Mas afinal, o que são glosas médicas e hospitalares e como se originam.

De acordo com a ANS – Agência Nacional de Saúde, as glosas médicas e hospitalares ocorrem “quando o plano de saúde suspende pagamento de serviços contratados, tais como: consultas, atendimentos, medicamentos, materiais ou taxas cobradas por hospitais, clínicas ou laboratórios e outros profissionais de saúde conveniados.

No geral, as glosas médicas e hospitalares originam-se de problemas no processo de faturamento, podendo ser:

  • não conformidade de procedimentos administrativos, tais como: guia preenchida errada, erro de digitação, falta de apresentação de pedidos, entre outros procedimentos exigidos no contrato com o plano de saúde e não cumpridos;
  • não conformidade de procedimentos técnicos, tais como: medicamento utilizado ou exame executado incompatível com tratamento.

Como as glosas médicas e hospitalares afetam a despesa tributária? 

As clínicas, laboratórios e hospitais ao emitirem as notas fiscais de prestação de serviços e de fornecimento de materiais ao plano de saúde passam a dever tributos para o Estado.

Quando o plano de saúde glosa algum dos serviços prestados ou o fornecimento de materiais, entende-se que os valores glosados pelo plano de saúde, devem ser excluídos da base de cálculo dos tributos, e por isso, não devem sofrer a incidência dos tributos.

Nesse sentido, a Receita Federal do Brasil concluiu que as glosas médicas e hospitalares devem ser consideradas vendas canceladas, logo, devem ser excluídas a apuração dos tributos.

Visto isso, entende-se que a contabilidade de clínicas, laboratórios e hospitais precisa orientar os gestores sobre a importância do controle e registro documental das glosas, para com base nessa informação efetuar os cálculos dos tributos corretamente. Afinal, caso isso não ocorra, possivelmente, os tributos serão recolhidos a maior.

O que significa tributo pago a maior e como recuperação-lo?

O tributo pago a maior é aquele tributo pago indevidamente, pois o valor devido é menor do que o valor efetivamente pago.

Exemplo: devia 100 reais de tributo e pagou 120 reais de tributo, logo, tem-se 20 reais de tributos pago a maior.

Esse tributo pago a maior poderá ser recuperado por meio da compensação com outros tributos a recolher ou por meio do pedido de restituição do valor. Portanto, o tributo pago a maior não é “dinheiro perdido”.

A recuperação desse tributo pago a maior deverá ocorrer no prazo prescricional de 5 anos e terá como ferramenta o Programa Pedido Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição e Declaração de Compensação (PER/DCOMP normal e web).

Quais a principais consequências do tributo pago a maior?

As principais consequências do tributo ser pago a maior são:

  • distribuição de dividendos a menor para os sócios;
  • postergação de investimentos no negócio
  • desequilíbrio financeiro do fluxo de caixa
  • retrabalho da equipe.

A Camargos Contadores & Associados espera ter colaborado para a compreensão sobre o efeito das glosas no cálculo do tributo devido, bem como no entendimento sobre recuperação o tributo pago a maior.

Em caso de dúvida ou necessidade de maiores detalhes, será uma satisfação apoiá-lo.

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