A Contabilidade é obrigatória para empresas legalmente constituídas, independentemente de seu porte ou regime tributário. Essa obrigatoriedade advém de várias fontes legislativas e regulamentadoras, as quais podem trazer sérias sanções aos sócios, contadores, diretores e gestores.

Portanto, o empresário além de utilizar a contabilidade como ferramenta estratégica de gestão, deve estar atento a regularidade das Demonstrações Contábeis e sempre conversar com a sua consultoria contábil.

No presente artigo, a Camargos Contadores & Associados apresenta os principais casos em que a contabilidade é exigida e o porquê.

Casos de obrigatoriedade da Contabilidade

a. No Código Civil Brasileiro

A escrituração contábil é estabelecida como uma obrigação legal prevista no art. 1.179 do Código Civil Brasileiro e compreende a elaboração de livros contábeis, como o Livro Diário e o Livro-Razão, que registram todas as transações financeiras, patrimonial e econômicas da empresa.

Assim, os empresários e as sociedades empresárias estão obrigados a seguir as normas contábeis, de formas a gerar uma escrituração uniforme de seus livros, elaborar balanço patrimonial e de resultado econômico anualmente.

Vale frisar, que essa obrigação não se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI) e ao produtor rural mencionado no artigo 970 do Código Civil.

b. Na Prestação de Contas e Distribuição de Lucros ou Dividendos

A partir dos dados contábeis, periodicamente, os sócios administradores ou administradores prestaram contas justificadas de sua administração, procedendo à elaboração do inventário, do Balanço Patrimonial e da Demonstração de Resultado Econômico.

De posse desses resultados, os sócios, acionistas, conselhos de administração e outros definem a constituição de reservas, as distribuições de lucros/dividendos, ou até mesmo antecipações de lucros.

c. Na Previdência Social e nas Receitas Federal, Estadual e Municipal

No contexto da Previdência Social, a escrituração contábil é essencial para calcular a contribuição previdenciária e comprovar períodos de contribuição para benefícios previdenciários.

Nas Receitas Federais, Estaduais e Municipais, a contabilidade também é definitiva para o cálculo dos tributos, tais como: PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, ISS, ICMS, IPI, Simples Nacional e outros.

Esses órgãos arrecadadores e fiscalizadores, efetuam diversos cruzamentos de dados a partir da contabilidade, com o objetivo de validar bases de cálculos dos tributos e garantir a arrecadação desses.

No caso de ausência de informações contábeis, as penalidades podem chegar as 250% de multa sobre o valor devido e os tributos podem ser arbitrados pelo fiscal.

d. No Processo de Licitação

Na ausência dos índices econômicos-financeiros mínimos, auferidos a partir da Contabilidade e suas Demonstrações Contábeis, o fornecedor será considerado inabilitado a contratar com a Administração Pública.

Visto isso, exige-se no processo licitatório todas as demonstrações contábeis que respaldem os índices mínimos exigidos no edital.

e. Nas empresas do Simples Nacional

As empresas dos Simples Nacional não estão dispensadas de ter sua contabilidade, conforme art 27 da LC 123/2006. Todavia, essa legislação prevê que as empresas enquadradas no Simples Nacional, podem optar por manter uma “Contabilidade Simplificada”, na qual deverá conter o registro cronológico das receitas e despesas, com referência ao respectivo documento comprobatório.

Portanto, para empresas do Simples Nacional a contabilidade poderá ser simplificada, porém é necessário manter todos os documentos fiscais e contábeis que comprovem as operações realizadas.

f. Na Falência e Recuperação Judicial

Nos processos de falência e recuperação judicial a contabilidade é o instrumento utilizado pelas autoridades judiciais e os credores para avaliar a situação financeira da empresa em questão. Por meio desses dados, será possível identificar os ativos e passivos da empresa e verificar se ela tem condições de pagar suas dívidas; bem como será possível avaliar se a empresa tem condições de ser recuperar.

A título de ilustração, a tamanha relevância da contabilidade nesses casos fica evidenciada pela art. 51 da Lei 11.101/2005, no qual exige-se para recuperação judicial as demonstrações contábeis relativas aos três últimos exercícios sociais e as levantadas especialmente para instruir o pedido.

g. Nas Sociedades Anônimas

As sociedade anônimas devem zelar pela escrituração da companhia, a qual será mantida em registros permanentes, com obediência aos preceitos da legislação comercial e da Lei 6.404/76 e aos princípios de contabilidade geralmente aceitos, devendo observar métodos ou critérios contábeis uniformes no tempo e registrar as mutações patrimoniais segundo o regime de competência.

Ademais, a contabilidade das sociedades anônimas deve observar as Normas Internacionais de Contabilidade (IFRS), do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) para manter registros contábeis precisos e elaborar demonstrações financeiras completas.

h. Nas Instituições Financeiras

As instituições financeiras também têm obrigações específicas de escrituração contábil de acordo com as normas do Banco Central do Brasil (BCB) e da CVM. A escrituração é importante para garantir a transparência das operações financeiras, a viabilidade das operações e produtos financeiros e o correto cálculo dos tributos.

Ademais, a contabilidade das instituições financeiras também deve observar as leis e regulamentações específicas que tratam das operações bancárias, como a Lei das Sociedades Anônimas, a Lei do Sistema Financeiro Nacional e a Lei de Combate à Lavagem de Dinheiro. 

Em síntese, a escrituração contábil e as demonstrações contábeis são uma obrigação legal crucial para a maioria das empresas, independentemente de seu regime tributário, pois além de fornecer informações essenciais para a gestão financeira, fiscal, e organizacional, também cumprem obrigações legais e regulatórias.

Portanto, ter uma contabilidade especializada é fundamental para garantir que a empresa aproveite ao máximo as informações de forma estratégica e evite problemas fiscais.

A Camargos Contadores & Associados tem uma equipe de especialistas em contabilidade e está à disposição para maiores esclarecimentos. Nossos consultores terão o prazer em atendê-los.

Nossa missão é impulsionar o crescimento e sustentabilidade das empresas, por meio da contabilidade real. Garantindo maestria de ponta aponta, sinergia nas relações, informações claras e confiáveis.